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業務改革プロジェクトで覚えておきたい3つのポイント

業務改革プロジェクト開始時に覚えておきたい「3つのポイント」

先日、業務改革プロジェクトのキックオフミーティングを
続けて担当させていただく機会がありました。

長期のプロジェクト全体に関わることもあれば、
プロジェクトの要所要所で、
あるいは初回に関わらせていただくことがあります。

キックオフミーティングには、
プロジェクト開始時に大切なことが詰まっているので
こちらを例に取り上げていきます。

キックオフミーティングでは、

・プロジェクトの開始を知らせる
・プロジェクトの目的をメンバー全員と共有する
・取り組みの概略を共有する

ことによって、

・この取組みへの理解を深める
・共通認識を醸成する
・参加メンバーが取組みに対して心の準備ができ始める

状態を目指していきます。

実のところ参加メンバーの多くは、事前にアナウンスをしていたとしても
内容についてそれほど理解しているわけではありません。

このため、キックオフミーティングは
そのプロジェクトの印象を決める大事な機会になります。

ということは、キックオフミーティングにおいて
何をどのように行うのかによって、
その後のパフォーマンスに大きな違いが出てくることになります。

通常、体感ワークやエクササイズを交えて、
体験から気づきを引き出すように設計していますが
それがなかったとしても、できることはたくさんあります。

プロジェクト開始時に特に大事なのは次の3つです。

1.プロジェクトの意義
そもそもなんのためにこのプロジェクトを行う必要があるのか
なぜ今なのか
プロジェクトによって目指しているのはどんな状態なのかゴール(アウトカム)を示す
プロジェクトの達成よってどんな未来を描いているのか
なぜ、このメンバーなのか

会社として取り組むものであれば、
経営者から説明いただくと効果的です。
これに付随してプロジェクト責任者から
スケジュールや進め方など、
プロジェクトの中身の説明を行っていきます。


2.理解を深め、共通認識を醸成する

このためにお勧めしているのは、経営者(経営層)との対話です。

1.でプロジェクトの意義を語ったとしても、形式的な話だったり、
話し手、聞き手が共に心を開いて
「相手を理解しよう」としなければ、
理解を深めることは叶わなくなります。

内容はもちろんですが、
話し手のどんな想いを受けとめたのか
聴き手はどう思ったのか
ここを語り合えると対話がグッと深まっていきます。

そこで、最初の場づくりとどう進行するかが肝になってきます。

人は論理だけでは動きません。
何でも安心して話せる雰囲気づくりと
どんな声も大事にあつかうという約束を
全員で確認します。

とはいえ、特に最初は声を出しにくいので、
個人が特定できないように
小グループで対話の後、
感想を話してもらうといいでしょう。

推進サイドからすると、
ネガティブに感じられる意見があったとしても、
どうしてその意見が出ているのか、
その真意を理解しようと努めます。
その人がそう言うには理由があるからです。

その真意がわかると、信頼関係が構築しやすくなります。


3.メンバーの主体性を引き出す

プロジェクトの意義と理解が深まり、
共通認識が醸成し始めるところまで進むと、
参加メンバーたちも自分ごとになり始めてきます。

そこで、参加メンバーに
自分たちにとってのプロジェクトの意義とは何か?
自分たちは何を実現したいのか?
自分たちは何を大事にしたいのか?

といったことを考えて出してもらいます。

ここで出てきたことを、今後に引き継いで
プロジェクトを進めていくことによって
機運を高め、参加型の取り組みにしていくのです。

人間関係も大事になるので、
プロジェクトメンバーの関係性によって
関係づくりを深める、あるいは人間関係を再構築するための
時間を別に設けることもあります。

いかがでしたか?

どこかひとつでも、取り入れてみることで
役立てていただけたら幸いです。